GO ELAK papierlose Gemeindeverwaltung ist leistbar
23-06-2010 18:00
GO ELAK papierlose Gemeindeverwaltung ist leistbar
GO ELAK papierlose Gemeindeverwaltung ist leistbar
Verein: ELAK-GOVERNMENT-VERBUNDGemeinde – Akten – elektronisch seit 2007
www.go-elak.at GO ELAK Infotage monatlich im Rathaus Gföhl, Niederösterreich
Anmeldung: http://www.elak-government-verbund.at/anmeldeformular.html
GO ELAKSeit 2007 im Echtbetrieb bestens bewährt. Einfache Bedienung „Mit 10 Handgriffen hat man den ELAK im Griff“ Geringer Schulungsaufwand – Systemeinführung binnen 3 Monaten
System
Modernste Technologie – Bestes Preis/Leistung Verhältnis GO ELAK Inhouse mit Gemeindeeigener EDV oderGO ELAK ASP (Rechenzentrum)
GO ELAK ASP – Vorteile
Keine eigene Hard- und Software notwendig Günstige und sichere Variante für Gemeinden von 100 – 6.000 EWFix kalkulierbare Kosten
Sicherheit
Wir erledigen Datensicherung und Softwareupdates ohne AufpreisSie haben kein Risiko bei Einbruch, Diebstahl, Feuer …Sie genießen die Vorteile einer unabhängigen Gemeindekooperation
So entstand GO ELAK …
Aktenordner in Papier gehören in der Stadtgemeinde Gföhl, NÖ, schon lange der Vergangenheit an. Die gesamte Gemeindeverwaltung vom Bauplan bis zur Aktennotiz läuft dort elektronisch. Auskünfte zu laufenden Verfahren können die Mitarbeiter bereits in wenigen Sekunden erteilen. Möglich macht dies ein Projekt, das Stadtamtsdirektor Anton Deimel vor fünf Jahren initiierte und das seither als Modell für effiziente Gemeindeverwaltung in Österreich gilt.
Begonnen hat alles beim Heurigen, genauer gesagt bei der Heurigenanmeldung:Jeder Heurigenwirt (Weinhauer) muss zwei Wochen vor Öffnung des Betriebs bei der Gemeinde eine Anmeldung durchführen. Deimel, damals Projektleiter eines E-Government-Arbeitskreises im Bundeskanzleramt, wollte diesen Vorgang automatisieren. Seine dabei gesammelten Erfahrungen bei der Analyse von dahinterliegenden Arbeitsschritten erwiesen sich als wertvoll:
Als Deimel 2004 von der Gemeinde Gföhl mit der Umsetzung eines elektronischen Verwaltungssystems beauftragt wurde, wandte er zunächst dieselbe Methode an. Rasch wurde deutlich, dass es für die Schaffung einer umfassenden Lösung notwendig ist, über den Tellerrand der eigenen Gemeinde zu schauen. Gemeinsam mit dem technischen Projektpartner Unisys und der Donau Universität Krems wurde daher 2005 begonnen, im ganzen Land die Arbeitsverläufe von Gemeinden zu untersuchen und elektronisch zu dokumentieren. „Obwohl sich die Verfahrensabläufe in vielen Bereichen von der teils unterschiedlichen Landesgesetzgebung ableiten, haben wir festgestellt, dass 95 Prozent der Arbeits- und Prüfungsschritte identisch sind”, sagt Christian Schieb von Unisys.
ELAK auf der Alm
Darauf aufbauend konstruierte das Team eine ganzheitliche Verwaltungslösung für elektronische Akten (Elak). Das System, genannt Government Office (Go), wird aktuell von 15 Gemeinden (Gemeindegröße 1.500 bis 23.000 Einwohner) genutzt. Offene Schnittstellen zu den E-Government- Systemen von Bund und Ländern stellen die Kommunikationsfähigkeit mit anderen Verwaltungsebenen sicher. „Wir haben darauf geachtet, dass die thematische Zuordnung der Dokumente deckungsgleich verläuft, damit Anträge und Bestätigungen immer gleich zur richtigen Stelle gelangen”, sagt Deimel. Zusätzlich laufen alle Prozesse webbasiert ab. Das macht es den Mitarbeitern möglich, dringliche Anliegen auch außerhalb des Amts zu beantworten. Deimel selbst hat dies ausgiebig getestet: „Als ich im Urlaub meine Tochter in der Schweiz besucht habe, konnte ich sogar auf der Alm mit ELAK arbeiten.”
Getragen wird das Projekt vom Verein ELAK-GOVERNMENT-VERBUND.
VEREIN VON GEMEINDEN
ELAK-GOVERNMENT-VERBUND, dort kann jede Gemeinde Mitglied werden und das System zum Selbstkostenpreis nutzen. Inzwischen gibt es zwei Varianten: GO ELAK Inhouse und GO ELAK ASP (Rechenzentrumslösung) GO ELAK ASP bietet den Gemeinden seit Anfang 2010 die Möglichkeit ohne die Anschaffung zusätzlicher Hardware das System einfach und unkompliziert zu nutzen. Das sei für kleinere Gemeinden, bei denen sich die Investition in neue Anlagen nicht rechnet, ein großer Vorteil, so Schieb, der nun auf einen Schneeball-Effekt setzt. Das sei nicht unrealistisch, fügt Deimel an, zumal mehr als 70 Prozent der Gemeinden weniger als 3.000 Einwohner zählen.
Anton Deimel, Stadtamtsdirektor der Stadtgemeinde Gföhl und GO ELAK Projektleiter beim Verein:
ELAK-GOVERNMENT-VERBUND. Gföhl, am 23.06.2010
